Umowy najmu powierzchni komercyjnych w większych obiektach z reguły przewidują comiesięczne płatności na poczet czynszu, opłat eksploatacyjnych oraz kosztów mediów.

Opłaty eksploatacyjne są z reguły uiszczane przez najemców na rzecz wynajmującego w postaci comiesięcznej zaliczki o określonej wysokości. Następnie, pod koniec roku, są one co do zasady rozliczane w oparciu o zestawienie kosztów faktycznie poniesionych przez wynajmującego w danym roku w związku z utrzymaniem nieruchomości w skład której wchodzi wynajmowana powierzchnia. Ostateczna wysokość opłaty eksploatacyjnej uregulowanej przez wszystkich najemców powinna w związku z tym odpowiadać wysokości kosztów operacyjnych faktycznie poniesionych przez wynajmującego. Z reguły każdy najemca ma prawo zweryfikować coroczne zestawienie kosztów, aby upewnić się, że wszystkie koszty które pokrywa razem z innymi najemcami rzeczywiście zostały poniesione w wysokości wykazanej przez wynajmującego.

Jeżeli wynajmujący jest użytkownikiem wieczystym gruntu, na którym położony jest budynek z powierzchniami na wynajem, to jednym z kosztów ponoszonych przez wynajmującego w związku z utrzymaniem budynku i przerzucanym na najemców w ramach opłaty eksploatacyjnej, jest opłata z tytułu użytkowania wieczystego płacona przez wynajmującego na rzecz Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego.

Wysokość opłaty z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości może podlegać zmianom w wyniku wypowiedzenia jej dotychczasowej wysokości dokonanego przez właściwy organ wraz ze wskazaniem jej nowej wysokości. Wynajmujący będący użytkownikiem wieczystym nieruchomości może w takiej sytuacji, po otrzymaniu takiego wypowiedzenia, płacić opłatę w nowej wysokości albo złożyć do samorządowego kolegium odwoławczego wniosek o ustalenie, że aktualizacja opłaty z tytułu użytkowania wieczystego jest nieuzasadniona albo jest uzasadniona w innej wysokości. Następnie, w razie otrzymania niekorzystnej dla siebie decyzji samorządowego kolegium odwoławczego, wynajmujący może zaskarżyć sprawę do sądu. Oznacza to, że jeżeli wynajmujący zdecyduje się sprzeciwić wypowiedzeniu, spór dotyczący wysokości opłaty z tytułu użytkowania wieczystego może trwać latami.

Do czasu ostatecznego rozstrzygnięcia takiego sporu wynajmujący ma obowiązek wnoszenia opłat z tytułu użytkowania wieczystego w dotychczasowej wysokości, to znaczy tej sprzed otrzymania wypowiedzenia. Należy jednak pamiętać, że nowa wysokość opłaty, która zostanie ostatecznie ustalona w wyniku rozstrzygnięcia sporu przez właściwy organ będzie obowiązywała nie od uprawomocnienia się rozstrzygnięcia, lecz począwszy od dnia 1 stycznia roku następującego po roku, w którym wypowiedziano wysokość dotychczasowej opłaty. Nowa wysokość opłaty z tytułu użytkowania wieczystego ustalona po rozstrzygnięciu sporu może być taka sama jak ta określona w wypowiedzeniu lub niższa.

Dla przykładu, opłata roczna z tytułu użytkowania wieczystego dla określonej nieruchomości do 31 grudnia 2017 roku wynosiła 100.000 złotych. Przed końcem 2017 roku urząd wypowiedział jej wysokość i zażądał od 1 stycznia 2018 roku opłaty w wysokości 200.000 złotych. Wynajmujący będący użytkownikiem wieczystym odwołał się w tej sprawie do samorządowego kolegium odwoławczego, a następnie do sądu. Za rok 2018 oraz 2019, wynajmujący wniósł opłaty w wysokości 100.000 złotych za każdy rok. Ostatecznie sąd stwierdził w lutym 2020 roku, że nowa opłata powinna wynosić 150.000 złotych. W takiej sytuacji wynajmujący był zobowiązany dopłacić 50.000 złotych wraz odsetkami za rok 2018 oraz za rok 2019, w dodatku do już zapłaconych 100.000 złotych za każde z tych lat. Za rok 2020 oraz kolejne lata aż do następnej aktualizacji opłaty wynajmujący musiał uiścić 150.000 złotych.

W związku z tym powstaje pytanie w jaki sposób, wynajmujący powinien przerzucić na najemców dodatkowy koszt opłaty za użytkowanie wieczyste za okres sporu co do jej wysokości?

Czy w okresie sporu wynajmujący powinien przerzucać na najemców opłaty za użytkowanie wieczyste w wysokości wynikającej z wypowiedzenia, chociaż nie jest jeszcze i być może nigdy nie będzie zobowiązany do płacenia ich w tej wysokości? Co jeżeli najemcy nie będą chcieli pokrywać kosztów wynajmującego, których on wcale nie poniósł i być może wcale nie poniesie? Czy wynajmujący powinien domagać się od najemców pokrycia kosztów za okres trwania sporu dopiero w roku zakończenia sporu? Co jeżeli nowi najemcy nie będą chcieli pokrywać opłat za użytkowanie wieczyste przypadających na okres kiedy jeszcze nie byli najemcami?

Umowy najmu bardzo rzadko regulują tę kwestię, co może prowadzić do sporów pomiędzy wynajmującym a najemcami.

Wydaje się, że najbardziej sprawiedliwym rozwiązaniem tej kwestii, które powinno zostać przewidziane w umowie najmu byłoby ustalenie, że w okresie sporu co do wysokości opłaty z tytułu użytkowania wieczystego, wynajmujący ma prawo stworzyć swego rodzaju rezerwę na pokrycie ewentualnej wyższej opłaty z tytułu użytkowania wieczystego. W związku z powyższym, wynajmujący w umowie najmu powinien zastrzec sobie wliczania do kosztów rozliczanych w ramach opłaty eksploatacyjnej również kwoty różnicy między dotychczasową wysokością opłaty z tytułu użytkowania wieczystego faktycznie płaconą przez wynajmującego, a wysokością opłaty z tytułu użytkowania wieczystego wskazaną w wypowiedzeniu. Ta kwota różnicy powinna być przechowywana przez wynajmującego na osobnym rachunku bankowym, a wynajmujący nie powinien nią dysponować do czasu rozstrzygnięcia sporu.

Jeżeli zgodnie z ostatecznym rozstrzygnięciem nowa opłata za użytkowanie wieczyste powinna być płacona przez wynajmującego w wysokości równiej tej wskazanej w wypowiedzeniu, to wynajmujący będzie mógł wykorzystać kwotę różnicy przechowywaną na oddzielnym rachunku w całości do pokrycia kosztów związanych z nową opłata za okres trwania sporu. Jeżeli zgodnie z ostatecznym rozstrzygnięciem nowa opłata, która powinna być płacona przez wynajmującego za okres trwania sporu będzie niższa niż ta wskazana w wypowiedzeniu, to wynajmujący będzie mógł wykorzystać odpowiednią część kwoty różnicy przechowywanej na oddzielnym rachunku do pokrycia kosztów związanych z nową opłatą w okresie trwania sporu, a pozostałą część kwoty różnicy niezwłocznie zwrócić najemcy.

Jeżeli negocjujesz umowę najmu, masz wątpliwości co do jej interpretacji i prawidłowości zapisów, napisz do nas. Specjalizujemy się w tego typu sprawach.

Bartosz Dębski

Partner, Radca prawny
bartosz.debski@ckpartners.pl