Kontrola korzystania przez pracowników ze zwolnień lekarskich: ważne dla pracodawców!

NADCHODZI OKRES JESIENNY, A WRAZ Z NIM ZWIĘKSZY SIĘ LICZBA ABSENCJI PRACOWNIKÓW. NIEKTÓRZY PRACODAWCY ZASTANAWIAJĄ SIĘ, CZY ZWOLNIENIA LEKARSKIE WYKORZYSTYWANE SĄ ZGODNIE Z ICH CELEM, TJ. POWROTEM DO ZDROWIA ORAZ KTO I NA JAKICH ZASADACH MOŻE TO SPRAWDZIĆ.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz płatnicy składek (czyli pracodawcy) są uprawnieni do kontrolowania ubezpieczonych co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem oraz są upoważnieni do formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich .

Niektórzy pracodawcy, pomimo posiadania możliwości kontroli wykorzystania zwolnień lekarskich, nie chcą samodzielnie wykonywać związanych z tym czynności. Warto podkreślić, że obowiązujące przepisy prawne nie ograniczają możliwości powierzenia przez pracodawcę przeprowadzenia kontroli wykorzystania zwolnienia lekarskiego niezgodnie z jego celem podmiotowi zewnętrznemu. Nie ma więc przeszkód, aby wykonywanie tego typu zadań zlecić innemu podmiotowi.
‍

Jak to zrobić?

Przede wszystkim należy zawrzeć z takim podmiotem umowę określającą warunki współpracy w zakresie realizacji usług związanych z kontrolą dotyczącą absencji chorobowych pracowników.

Co ważne, podmiot ten przetwarzać będzie dane wrażliwe pracowników dotyczące ich stanu zdrowia. Dlatego konieczne jest upoważnienie tego podmiotu, zgodnie z art. 28 ust. 3 RODO, do przetwarzania danych osobowych kontrolowanych pracowników na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zawartej pracodawcą (płatnikiem).

Ponadto należy zadbać, aby w umowie podmiot przetwarzający zobowiązał się do:

• dołożenia należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych mu danych osobowych,

• do ich zabezpieczenia przez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewaniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych oraz

• do zachowania w tajemnicy danych osobowych otrzymanych od administratora.

Olga Bączyk, Senior Associate, Adwokat w CK Partners.

‍