Przeszukanie UOKiK – jak się przygotować?
20 maja tego roku weszła w życie nowelizacja ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów. Nowelizacja dotyczy wielu aspektów działalności Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (Prezesa UOKiK), a w szczególności ma na celu wzmocnienie uprawnień śledczych tego organu. Jest to dobra okazja by przypomnieć, że jednym z narzędzi dochodzeniowych, którymi dysponuje Prezes UOKiK, jest przeszukanie. Zmiany wprowadzone nowelizacją dotykają między innymi tego obszaru kompetencji polskiego organu ochrony konkurencji. Nowe regulacje mogą stanowić nie tylko niedogodność dla przedsiębiorców, ale i niosą ze sobą pewne ryzyko naruszenia ich praw. Aby zminimalizować ryzyko związane z przeszukaniem warto wiedzieć nieco więcej na temat tego narzędzia, by móc odpowiednio przygotować swoją firmę na ewentualne spotkanie z urzędnikami UOKiK.
Trzeba pamiętać, że prezes UOKiK zajmuje się w szczególności ściganiem antykonkurencyjnych porozumień. Mogą to być zarówno porozumienia pomiędzy konkurentami (dotyczące np. ograniczenia produkcji zbytu czy ustalania cen odsprzedaży konkurujących ze sobą produktów) jak też porozumienia pomiędzy przedsiębiorcami niebędącymi wobec siebie konkurentami. Jeśli chodzi o tę drugą grupę w orbicie zainteresowania Prezesa UOKiK są w szczególności porozumienia dystrybucyjne, w których dostawca i jego dystrybutorzy ustalają ceny, po jakich ci ostatni mają odsprzedawać produkty wytwarzane przez dostawcę.
Prezes UOKiK stosuje środek w postaci przeszukania zwykle wówczas, gdy ma uzasadnione podejrzenie, że przeszukiwany zawarł antykonkurencyjne porozumienie.
Przeszukanie może odbyć się u każdego przedsiębiorcy. Co więcej, może ono odbyć się w fazie tzw. postępowania wyjaśniającego, czyli takiego, w którym żaden przedsiębiorca, w tym przeszukiwany, nie jest jeszcze stroną. W konsekwencji przeszukiwany, aż do rozpoczęcia przeszukania, nie wie, że jego działalność jest przedmiotem uwagi Prezesa UOKiK. Wykorzystanie elementu zaskoczenia jest jednym z założeń leżących u podstaw przepisów o przeszukaniu. Zaskoczenie ma zapewnić jak największą skuteczność tego środka dochodzeniowego.
Przeszukanie może się odbyć w pomieszczeniach przedsiębiorcy lub jego środkach transportu i może dotyczyć każdej znalezionej tam rzeczy, w tym dokumentów, telefonów komórkowych, laptopów i innych informatycznych nośników danych, np. serwerów. Przedsiębiorca ma obowiązek współpracować z prowadzącymi przeszukanie urzędnikami. Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami za odmowę współpracy czy wręcz za utrudnianie przeszukania - a więc np., gdy urzędnikom udzielono nieprawdziwych, nieścisłych czy też wprowadzających w błąd informacji, bądź też niezasadnie odmówiono im przedstawienia dokumentów - na przeszukiwanego przedsiębiorcę może być nałożona kara pieniężna w wysokości do 3% obrotu osiągniętego w roku obrotowym poprzedzającym rok nałożenia tejże kary. Co więcej, kara w takiej wysokości grozi nawet wówczas, gdy ww. naruszenia nie były umyślne.
Doświadczenie pokazuje, ze istnieje duże ryzyko nałożenia takiej kary na przedsiębiorców w sytuacji, gdy nie posiada on odpowiednich wewnętrznych procedur na wypadek przeszukania i w konsekwencji jego pracownicy nie są przygotowani do kontaktu z przeszukującymi urzędnikami. Zdarza się, na przykład, że pracownicy odmawiają dostępu do sieci informatycznej, powołując się na zasady ładu korporacyjnego (przykładowo: wymaganą zgodę odpowiednich osób w spółce dominującej) albo postępują wręcz wbrew wyraźnym instrukcjom przeszukujących, nie mając świadomości konsekwencji. Odpowiednie przygotowanie pracowników do przeszukania stało się w wyniku nowelizacji jeszcze ważniejsze niż przed nią. W poprzednim stanie prawnym bowiem do udzielania przeszukującym wyjaśnień w toku przeszukania zobowiązany był jedynie przedsiębiorca, czy też, odpowiednio, w przypadku osób prawnych, jego organ (np. członek zarządu), ewentualnie osoba do tego upoważniona przez przedsiębiorcę (odpowiednio: przez organ przedsiębiorcy). Natomiast zgodnie ze znowelizowanymi przepisami przeszukujący będą mogli żądać wyjaśnień „od pracownika lub osoby wykonującej czynności w imieniu lub na rzecz przeszukiwanego na podstawie umowy innej niż umowa o pracę”. Wyjaśnienia są w praktyce rodzajem przesłuchania, które odbywa się w trakcie przeszukania, często w jego początkowej fazie. Są utrwalane w pisemnym protokole lub nagrywane i mogą stanowić dowód w postępowaniu przeciwko przeszukiwanemu. Trzeba mieć na względzie, że przeszukanie zawsze dezorganizuje pracę przedsiębiorcy. Powoduje, że pracownicy muszą często odejść od swoich bieżących, nawet pilnych zajęć. Czynności przeszukania często dzieją się w kilku miejscach równolegle (jest wielu przeszukujących), ich dynamika jest dość duża. Ta dynamika połączona z elementem zaskoczenia jest źródłem stresu dla pracowników. Może on negatywnie wpłynąć na ich zachowanie. Zdezorientowani pracownicy mogą albo odmawiać współpracy z urzędnikami, albo, przeciwnie, chcąc spełnić ich oczekiwania, wyjść z poza swoje kompetencje i np. składać wyjaśnienia co do kwestii, o których nie mają pełnych czy też aktualnych informacji, w ten sposób wprowadzając urzędników w błąd (nawet nieumyślnie). Efektem takiej sytuacji może być nałożenie kary pieniężnej, a jej uchylenie, o ile w ogóle okaże się możliwe, będzie wymagało sądowej batalii, co najmniej kilkumiesięcznej.
Zatem zgodnie z zasadą „lepiej zapobiegać niż leczyć”, każdy przedsiębiorca powinien w swoich zasadach ładu korporacyjnego przygotować procedury dotyczące przeszukania UOKiK i odpowiednio przeszkolić personel, by uniknąć niepotrzebnego ryzyka wynikającego z braku przygotowania.
